Liczy się człowiek i wiedza, którą posiada. To nie ulega wątpliwości. Nawet najlepiej i najnowocześniej wyposażona sala konferencyjna, która stanowi estetyczne i funkcjonalne tło spotkania biznesowego, nie zagwarantuje jego powodzenia, jeśli wydarzenie nie zostanie zorganizowane z należytą starannością i dbałością o stronę merytoryczną. Warto o tym pamiętać. Niemniej trudno zaprzeczyć temu, że współczesne wyposażenie sal konferencyjnych ma ogromny wpływ na efektywność spotkań biznesowych. Jaki dokładnie? Na co zwrócić uwagę?
Efektywne spotkanie biznesowe, czyli jakie?
Jak sama nazwa wskazuje "efektywne", czyli dające dobre wyniki, pozwalające osiągnąć cel lub przynajmniej w znacznej mierze przybliżające do celu, do którego dążysz. W przypadku spotkania biznesowego będzie to np. pozyskanie nowego klienta lub partnera do biznesu. Jeżeli głównym punktem spotkania jest prezentacja multimedialna oraz gdy zapraszasz na nie większą liczbę gości, musisz zatroszczyć się o odpowiednią przestrzeń i oprawę dla przekazywanych przez Ciebie treści. Taką przestrzenią będzie właśnie sala konferencyjna.
Współczesne wyposażenie sal konferencyjnych
Wyposażenie sal konferencyjnych musi wychodzić naprzeciw potrzebom i wymaganiom nowoczesnych ludzi biznesu.
Absolutnym standardem powinny zatem być takie elementy wyposażenia jak m.in.: dostęp do internetu, ekran, projektor multimedialny, rzutnik slajdów, flipchart, nagłośnienie z dobrej jakości głośnikami i mikrofonami. Równie wielką rolę odgrywa odpowiednie oświetlenie i możliwość swobodnego sterowania nim.
Daj się poznać jako najlepszy partner do biznesu!
Jak zostało wspomniane na wstępie, liczy się człowiek i jego wiedza. Jeśli wiesz, co chcesz przekazać potencjalnym klientom czy partnerom biznesowym i wiesz, jak to zrobić, by Twoje słowa zrobiły na nich wrażenie, to tak naprawdę najważniejszy składnik Twojego sukcesu. Chcesz, aby Twoje wystąpienie było jak najbardziej profesjonalne i zapadło w pamięć?
Możesz w tym celu sięgnąć po dobrodziejstwo techniki i skorzystać ze współczesnego wyposażenia sal konferencyjnych. Jasno należy powiedzieć, że wyjątkowo pozytywnie wpływa ono na efektywność spotkań biznesowych. Czyni je znacznie łatwiejszymi w przygotowaniu i odbiorze, ciekawszymi i bardziej profesjonalnymi. Wymienione wyżej sprzęty pozwalają na zwizualizowanie omawianych zagadnień, przez co te stają się bliższe i łatwiejsze do zrozumienia. Ale…
Jeżeli już decydujesz się na organizację spotkania biznesowego w wynajętej sali konferencyjnej i wykorzystanie jej zasobów, dokładnie uprzednio sprawdź, co oferuje i jakie daje możliwości. To ważne, bo dzięki temu unikniesz kłopotliwych wpadek.
Na to nie możesz sobie pozwolić!
Prezentacja biznesowa zapięta na ostatni guzik, wspaniała sala konferencyjna - elegancka, funkcjonalna. Goście zajęli już swoje miejsca, w dobrych humorach oczekują z niecierpliwością na Twoje wystąpienie. Lekko zdenerwowany, ale pełen wiary w to, że sukces jest bliski, zaczynasz mówić i... cisza! Mikrofon nie zadziałał. Napięcie wzrasta.
Udało się opanować sytuację. Przechodzisz do głównego punktu programu, włączasz prezentację. Klik. Nic się nie dzieje. Stres zaczyna Cię zjadać, goście są zdezorientowani i wytrąceni ze skupienia. Trudno. Omawiasz prezentację, biegając między uczestnikami spotkania z własnym laptopem i pokazując im kolejne slajdy.
Drżysz na samą myśl o tym, że za chwilę musisz wykonać krok, który będzie wymagał dostępu do internetu... I słusznie, bo internet nie działa, a kiedy już zadziała, okazuje się, że jakość projektora multimedialnego pozostawia wiele do życzenia. Wszystko jest niewidoczne, rozmazane. Znowu biegasz z prywatnym laptopem po sali…
Wyjątkowo czarny scenariusz, ale jak najbardziej realny. Pamiętaj o tym, że to Ty organizujesz spotkanie biznesowe. To, jak je zorganizujesz, świadczy o Tobie, o Twoich umiejętnościach zarządzania. Naturalnie możesz całą winę zrzucić na osobę odpowiedzialną za salę, ale czy o to chodzi? Nie!
Nigdy nie wynajmuj sali konferencyjnej "w ciemno". Sprawdź ją, dowiedz się dokładnie, jakim sprzętem dysponuje, zapytaj zarządcy o ewentualny plan B na wypadek awarii. Na pewne rzeczy nie możesz mieć wpływu, np. na potężną wichurę czy burzę, które pozbawią obiekt prądu. Ale im bardziej skrupulatnie podejdziesz do organizacji spotkania - lub zlecisz je profesjonalistom, którzy zajmują się tym na co dzień - tym większe prawdopodobieństwo tego, że wszystko przebiegnie zgodnie z założeniami.
Spotkanie biznesowe przerywane co chwilę przez awarie sprzętu i inne komplikacje nie będzie efektywne. Będzie natomiast coraz bardziej nużące i irytujące - nie tylko dla zaproszonych gości, bowiem również dla Ciebie. Zrób zatem wszystko, by tego uniknąć. Stań na wysokości zadania, by pozostawić jak najlepsze wrażenie.
Wykorzystaj potencjał miejsca!
Na koniec jeszcze jedna istotna wskazówka. Jeśli sala konferencyjna znajduje się w miejscu atrakcyjnym turystycznie, wykorzystaj jego potencjał! Co to oznacza w praktyce? Otóż to, że możesz zrobić miłą niespodziankę uczestnikom spotkania, np. zapraszając ich do skorzystania z określonych rozrywek w czasie wolnym, w przerwie w spotkaniu lub po jego zakończeniu. Pokaż, że angażujesz się i dokładasz wszelkich starań, by jak najbardziej skrócić dystans i stworzyć przyjazną atmosferę - to solidny fundament pod przyszłą współpracę!
